Las enfermeras programadoras tienen un porcentaje más alto de migrañas que cualquier otra industria. No tengo evidencia revisada de esa declaración, pero no es difícil de imaginar cuando miras la desalentadora tarea que se les asigna. Creación de un horario perfecto para su departamento de enfermería es como cocinar un buffet para cien personas, cada uno con su propio conjunto de alergias a los alimentos. Los planificadores deben recoger las preferencias de todos y asignar y equilibrar el horario basado en esas preferencias, todo teniendo en cuenta el estatus FTE, la antigüedad, las horas programadas, las reuniones, los días de educación y cerca de diez o veinte factores más.

Recoger las preferencias y disponibilidad del personal es simple en teoría, pero difícil en la práctica. Hace años como una nueva enfermera, me encargaron de la creación del horario para nuestras enfermeras de turno de noche, un equipo de unas doce. Con números tan diminutos, asumirías que lo tenía fácil; Pero el proceso era todavía absorbente y manual. Al final, la gente me dio sus preferencias por correo electrónico, papel, y creo que una servilleta arrugada en un punto. Entonces yo, como muchos otros, construí una hoja de cálculo Excel para ayudarme a administrar el proceso. Pero no era exactamente un placer, ni intuitivo de usar y para los departamentos más grandes es aún más laborioso.

Algunos departamentos de enfermería están equipados con tecnología de auto-programación que registra los turnos preferidos de su personal. A los miembros del personal se les pide que coloquen algún código aleatorio en la casilla junto a la fecha que desean (como una “n” o un paréntesis) para enviar sus solicitudes para varios tipos de turnos. Las enfermeras informan constantemente que estos sistemas son poco intuitivos y frustrantes, lo que da lugar a índices de aceptación deficientes. Los sistemas son, también, requieren muchos recursos del lado del planificador, a menudo dejando agujeros que requieren más seguimiento y recolección de información. La alternativa es un tablero blanco, impresión de papel, correos electrónicos, o una pila de servilletas. Espero que, por su bien, no todo lo anterior.

Una vez que las preferencias son reunidas y consolidadas, asignar turnos y equilibrar el horario es donde comienza el trabajo real. A los planificadores de enfermería se les asigna personal cada turno hasta el núcleo asignado por el CFO, a veces (o, como es cada vez más frecuente, a menudo) sin personal suficiente para hacerlo. Los planificadores deben asegurarse de que todo el mundo está trabajando sus fines de semana adecuados y obteniendo sus horas adecuadas basadas en el estatus FTE, mientras se toman decisiones difíciles acerca de quién se puede mover dentro o fuera de un día. Una vez que piensa que lo tiene bien, se da cuenta de que programó a Jenny para seis turnos de doce horas seguidas y trasladó a George al cumpleaños de su hijo, un día que solicitó específicamente. Mover uno de esos turnos es como quitar una pieza de Jenga, y todo tu hermoso horario se desploma. De vuelta a las servilletas.

Las presiones de contabilizar las preferencias de un centenar de enfermeras -incluyendo los cumpleaños únicos y las visitas de los suegros- pueden ser abrumadoras, y puede tomar un tiempo ya limitado de la atención del paciente y las prioridades de compromiso del personal. Incluso cuando finalmente terminas la planificación, la imprimes y la publicas, la diversión no ha terminado. Primera, la mayoría de los departamentos no tienen una forma moderna de distribuir el calendario al personal junto con nuevos eventos y cambiar los cambios a medida que suceden; esto significa que el administrador o planificador tiene que confiar en que el personal ingrese con precisión sus horarios en su teléfono o calendario preferido desde una línea en lo que a menudo es (o al menos se asemeja) a una hoja de cálculo Excel compleja. Y el personal está comprensiblemente frustrado de que no tienen fácil acceso al calendario actualizado del departamento estando lejos del trabajo, cuando las cosas cambian. En segundo lugar, inevitablemente usted verá un puñado de turnos que no cuentan con personal para su núcleo porque, bueno, los recursos simplemente no están allí. Eso comienza un ciclo completamente separado de llenar esos turnos abiertos para que no terminen con un personal corto para un día futuro, que muchos departamentos manejan con árboles telefónicos y textos masivos, ambos métodos consumen mucho tiempo y son ineficaces cuando las enfermeras se sienten abrumadas por comunicaciones irrelevantes, por lo tanto son menos propensas a responder.

¿Comenzando a entender por qué los planificadores de enfermería toman tanto Excedrin para la migraña? Seamos felices de que aún no terminaron en Protonix para una úlcera estomacal por  “estrés inducido por horario”!

Como vicepresidente de enfermería de NurseGrid (Red de Enfermeras), ahora puedo usar mi propia experiencia como enfermera y la experiencia de enfermeras, gerentes, planificadores y administradores con quienes hablamos para ayudar a construir soluciones tecnológicas que brinden a los departamentos de enfermería una manera eficiente y sin dolor de distribuir y gestionar el calendario y comunicar actualizaciones al personal, y a las enfermeras fácil acceso y mayor control sobre sus horarios.

¿Cómo programa sus enfermeras y llena turnos abiertos? ¿Qué dificultades presenta su proceso actual? Nos encantaría escucharlo!